Työajanseuranta ja tuntikirjanpito

Miten työajanseurantaa pitää lain mukaan tehdä, mitä tuntikirjanpidolta edellytetään ja miten tätä käytännössä pitää yrityksissä toteuttaa?

Työaikaa säätelee työaikalaki ja työajan seurannasta ja työaika-asiakirjoista on myös säädetty samassa laissa.

Työntekijöiden ajankäyttöä on syytä seurata monestakin syystä. Ensisijaisesti halutaan pysyä kärryillä siiä, miten paljon ja mitä työtä tehdään, jotta voidaan maksaa palkkaa oikein. Lisäksi voidaan huomata mahdolliset työn pullonkaulat sekä huomata yhdessä mahdolliset ylimääräiset kustannukset tai parannettavat asiat prosessissa.

Työajanseuranta

Työnantajan tulee kirjata tehdyt työtunnit ja korvaukset työntekijäkohtaisesti, ja työaikakirjanpito on säilytettävä vähintään kanneajan päättymiseen asti.

Tuntikirjanpitoon täytyy merkitä sekä säännöllisen työajan työtunnit että lisä-, yli-, hätä- ja sunnuntaityötunnit sekä niistä suoritetut korvaukset. Työntekijä voi lain mukaan pyytää kirjallisen selvityksen työvuoroluetteloiden ja työaikakirjanpidon työntekijää itseään koskevista merkinnöistä. Myös työsuojeluviranomainen voi pyytää jäljennöstä työaikakirjanpidosta, työaikalain 10 ja 12 §:n nojalla tehdystä sopimuksesta, 34 §:ssä tarkoitetusta työajan tasoittumisjärjestelmästä ja 35 §:ssä tarkoitetusta työvuoroluettelosta.

Jos vuorokauden enimmäistyöaika on yli kuusi tuntia, saa työntekijä pitää vähintään tunnin mittaisen lepotauon. Alasta riippuen tauot voidaan jaksottaa työehtosopimuksissa esimerkiksi puolen tunnin mittaiseen ruokataukoon ja kahteen vartin mittaiseen kahvitaukoon. Jollei työ vaadi jatkuvaa läsnäoloa, saa työntekijä viettää taukonsa työpaikan ulkopuolella.

Yrityksen tuntikirjanpito

Tuntikirjanpidon merkitys yrityksessä riippuu paljolti alasta. Jos yrityksesi tekee tunneittain laskutettavaa työtä on tuntikirjanpito aivan ehdoton, jotta kannattavuutta pystytään seuraamaan. Toisinaan työt voivat kasautua sesongin mukaan siten, että välillä on kova kiire ja välillä taas rennompaa. Säännöllisellä tuntikirjanpidolla varmistat, että yrityksesi työntekijöiden työpanos jakaantuu oikeudenmukaisesti ja projekti säilyy kannattavana.

Näin seuraat työaikaa

Tuntikirjanpidossa olennaisin kysymys on: Paljonko aikaa on käytetty ja mihin? Jatkokysymyksenä voi esittää: Paljonko käytetty tunti maksaa minulle ja paljonko saan siitä takaisin asiakkaalta? Eli miten kannattavaa työ on. Yksinkertaisimmillaan työajan seurantaan riittää yksinkertainen Excel-taulukko, johon listataan meneillään olevat projektit, työntekijät sekä heidän käyttämänsä aika.

Työajanseurantaan on tarjolla monenlaisia käteviä sovelluksia, joita voi käyttää netin yli selaimella verkkopalveluina, tai erilaisiin päätelaitteisiin asennettuna. Nämä sopivat niin toimistoon, tuotantoon kuin rakennustyömaille, ja niiden avulla yritys voi kerätä monenlaista hyödyllistä tilastotietoa. Jos työ on liikkuvaa (esimerkiksi rakentajat tai korjaajat) voit ottaa käyttöön työntekijän mobiililaitteella käytettävän tuntiseurantasovelluksen, johon tämä voi vuoronsa päätteeksi kätevästi kirjata kuluneet tunnit.

Koneen ääressä töitä tekevät työntekijät voivat asentaa tuntilaskurin koneelleen tai selaimeensa (kuten koodarit). Työn alkaessa valitaan työn alla oleva projekti, laskuri napsaistaan päälle ja työn päättyessä pois. Tämän jälkeen käytetty aika tallentuu ja kohdistuu kyseiselle projektille.

Työkaluja työajanseurantaan

Työajanseurantaan on nykyään tarjolla kellokorttien leimailun sijaan monenlaisia käteviä sovelluksia, joita voi käyttää netin yli selaimella, tai erilaisiin päätelaitteisiin asennettuna.

Yritysten tarpeet vaihtelevat ja moni selviää hyvinkin yksinkertaisella työkalulla. Siksi on vaikea sanoa mitään yleispätevää ohjetta, mikä työkalu millekin firmalle ja työlle sopii.

Googlettamalla löydät linkkejä myös palveluihin. Voit myös hyödyntää netin freeware-palveluita/ohjelmia, joiden joukossa on monia pienen yrityksen tarpeisiin hyvin sopivia palveluita.

Myös Palkkaus.fi:hin on tulossa tuntikirjanpito 2020 aikana: työntekijä voi jatkossa kirjata työtunteja oman käyttöliittymänsä kautta.

Työntekijä voi myös jo nyt lähettää palkkalaskelmia työnantajalle: tätäkin voi käyttää pienissä työyhteisöissä töiden kirjaamiseen.

Tutustu tarkemmin, kokeile ja valitse itsellesi sopivin!