Mitä yrittäjän ja yrityksen pitää ottaa huomioon ja mitä pitää tehdä, kun palkataan uutta työntekijää?

Kun olet palkkaamassa uutta työntekijää, muista ainakin seuraavat asiat:

Kirjallinen työsopimus
Pakolliset vakuutukset
Työterveyshuolto
Palkanmaksu huolellisesti

1. Työsopimus

Työntekijän kanssa on aina hyvä tehdä kirjallinen työsopimus. Työsopimuslain mukaan työsopimus voidaan tehdä myös suullisesti. Käytännössä ei kuitenkaan ole mitään järkevää syytä olla tekemättä työsopimusta kirjallisesti. Kun asioista on sovittu kirjallisesti, ei asiasta tule jälkikäteen mitään epäselvyyttä. Tämä on molempien osapuolien etu.

Palkkaus.fi:n artikkeli työsopimuksesta löytyy täältä. Artikkelista löytyy myös työsopimuspohja, jonka voi tulostaa ja tehdä työntekijän kanssa.

1.1. Työehtosopimus (TES)

Monia aloja säädellään yleissitovilla työehtosopimuksilla (TES). Tämä tarkoittaa sitä, että vaikka palkkaava yritys tai työntekijä eivät kuuluisi liittoihin, heidän on silti pakko noudattaa ko. alan yleissitovaa työehtosopimusta.

Täältä löydät listan kaikista yleissitovista työehtosopimuksista ja niiden ehdoista. Lisäksi monilla aloilla on alakohtaisia työehtosopimuksia, mutta ne sitovat vain työnantajia, jotka kuuluvat ko. sopimuksen sopijaosapuolena olevaan työnantajaliittoon. Palkkaus.fi-palvelussa mm. rakennusalan TES on helppo ottaa huomioon palkanmaksussa.

1.2. Työaika

Työsopimuksessa on sovittava myös säännöllisestä työajasta. Säännöllinen työaika saa olla enintään 8 tuntia vuorokaudessa ja 40 tuntia viikossa. Työaikaa säädellään työaikalailla. Laista öytyy paljon poikkeuksia ja sääntöjä esimerkiksi kuljettajien työaikojen rajoituksista. Jos on palkkaamassa työntekijän tehtävään, joka edellyttää tavallisesta virka-ajasta poikkeavaa rytmiä (kolmivuorotyö, yötyö, paljon päivystämistä) kannattaa tarkistaa erikseen, mitä lainsäädäntö aiheesta sanoo.

Jos työaika on liukuva, tulee tästä sopia erikseen työntekijän kanssa. Tässä kannattaa ottaa huomioon, että liukuma on aina täysin työntekijän päätettävissä ja käytettävissä. Jos työnantaja esimerkiksi haluaa työntekijän tekevän pidemmän päivän viikonloppuna, työntekijän ei tarvitse tehdä sitä liukuman puitteissa, vaan kyseessä on ylityö. Ylityön, yötyön ja esimerkiksi pyhäpäivien erikoiskorvauksiin kannattaa tutustua erikseen, kun siihen on tarvetta.

2. Pakolliset vakuutukset

Työnantajan tapaturmavakuutus on pakko hankkia, kun työnantaja maksaa vähintään 1 300 euroa palkkoja kalenterivuoden aikana (vuosi 2022). Tapaturmavakuutuksen pitää olla voimassa töiden alkaessa, sillä vakuutusta ei voi hankkia jälkikäteen. Hoida siis tapaturmavakuutus kuntoon heti ensimmäiseksi, jos olet palkkaamassa työntekijöitä! Tapaturmavakuutus korvaa laajasti työstä johtuvia tapaturmia ja vaivoja.

Tapaturmavakuutuksen voi ottaa vahinkovakuutusyhtiöstä. Vakuutuksessa tulee mukana myös ryhmähenkivakuutus yrityksen henkilökunnalle. Vakuutusyhtiöt hinnoittelevat vakuutuksen ilmoittamiesi töiden mukaan.

Palkkaus.fi:n kumppani tapaturmavakuutuksissa on LähiTapiola. Saat tapaturmavakuutuksen kätevästi suoraan Palkkaus.fi:n palvelun sisältä. Valitse vain työpöydältä Asetukset ja Yleiskuva, josta löydät vakuutukset. Voit ottaa uuden vakuutukset yritykselle tai siirtää vanhan vakuutuksesi LähiTapiolaan. Myös yrittäjän tapaturmavakuutukset saa suoraan palvelusta.

Jos työnantaja on velvollinen hankkimaan tapaturmavakuutuksen, se on myös velvollinen maksamaan työttömyysvakuutusta 17-64-vuotiaista työntekijöistään (TVR-maksu). Työttömyysvakuutus maksetaan Työllisyysrahastolle. Palkkaus.fi:ssä palkanmaksut ilmoitetaan myös TVR:lle automaattisesti. TVR lähettää omalla aikataulullaan laskun suoraan työnantajalle vuoden loputtua. TVR voi lähettää myös ennakkomaksua työnantajille, joilla on säännöllistä palkanmaksua.

Työntekijän eläkevakuutus (TyEL) on pakollinen, jos työntekijä on 17-68-vuotias (vuonna 2022) ja hänen ansionsa ovat vähintään 62,88 euroa kuukaudessa (2022). Vakuuttamisvelvollisuus alkaa siitä 17 vuoden iän täyttämistä seuraavan kuukauden alusta ja päättyy sen kuukauden lopussa, kun työntekijä on täyttänyt 69 vuotta. Yrittäjä ei ole TyEL:n alainen vaan hänen on otettava yrittäjän eläkevakuutus (YEL).

Palkkaus.fi-ohjelmasta saat kätevästi Varman TyEL-sopimuksen, jos sinulla on jatkuvaa palkanmaksua. Voit vaihtaa vanhan vakuutuksesi Varmaan tai ottaa uuden. Myös yrittäjän YEL-vakuutukset saa suoraan palvelusta. Valitse palvelun työpöydältä Asetukset ja Yleiskuva, josta löydät vakuutukset.

3. Työterveyshuolto

Työnantajalla on oltava sopimus työterveyshuollon järjestämisestä joko yksityisen lääkäriasemien tai julkisen terveydenhuollon kanssa. Työterveyshuollon ei tarvitse sisältää esimerkiksi lääkäripalveluiden maksamista työntekijöiden. Käytännössä työterveyshuollon järjestäminen on yhteistyötä työterveyshuoltoa järjestävän tahon kanssa ja työturvallisuuden varmistamista. Työterveyshuollon järjestämisestä kannattaa olla yhteydessä johonkin työterveyspalveluita järjestävään tahoon. He osaavat parhaiten neuvoa asiassa ja tehdä asianmukaisen tarjouksen aiheesta.

Työterveyshuollon voi ostaa sopimuksella yksityiseltä tarjoajalta tai oman kunnan työterveyspalveluita tarjoavalta julkiselta taholta.

4. Palkanmaksu

Lain mukaan palkka on maksettava työntekijän pankkitilille. Palkka on oltava työntekijällä sovittuna palkkapäivänä. Käteisenä palkka voidaan maksaa vain erittäin perustellusta syystä.

Palkka on maksettava palkanmaksukauden viimeisenä päivänä, ellei toisin ole sovittu. Jos aikapalkan perusteena on viikkoa lyhyempi aika, esimerkiksi tuntipalkka, palkka on maksettava vähintään 2 kertaa kuukaudessa. Muussa tapauksessa palkka on maksettava kerran kuukaudessa. Jos osa palkasta määräytyy esimerkiksi voitto-osuutena tai provisiona, palkanmaksukausi saa olla korkeintaan 12 kuukautta.

Palkanmaksusta tarkemmin kerrotaan tässä artikkelissa.

4.1. Palkoista tehtävät ilmoitukset

Jokaisesta maksetusta palkasta on tehtävä tulorekisteri-ilmoitus 5 päivän kuluessa palkanmaksusta. Lisäksi työnantajarekisterissä olevien työnantajien pitää tehdä kuukausittain tulorekisteriin ns. erillisilmoitus.

Palkkaus.fi tekee ilmoitukset tulorekisteriin automaattisesti työnantajan puolesta.

4.2. Palkkaennakko

Joillain aloilla on käytäntönä maksaa palkkaennakkoa, jos esim. projektiluontoisessa työssä palkanmaksukausi venyisi turhan pitkäksi (esim. rakennusalalla). Työntekijälle on annettava palkkalaskelma, josta käyvät ilmi palkan määräytymisperusteet ja sen suuruus. Palkkaennakon maksaminen on selitetty tarkemmin täällä.

Työllistämisen tuet

Työnantajan on mahdollista hakea tukia, jos on palkkaamassa henkilön, jonka on muuten vaikea työllistyä. Lisäksi esimerkiksi nuorten palkkaamiseen on olemassa erilaisia tukia. Tuista kannattaa olla yhteydessä suoraan TE-toimistoon ja kysellä niistä tarkemmin.

Kannattaa kuitenkin muistaa, että eri työllistämistuet on tarkoitettu auttamaan työntekijää työllistymään. Ne eivät siis ole mikään varsinaisesti yritykselle tarkoitettu tuki, jolla joku voisi hoitaa palkkaamisen tavallista halvemmalla. Työllistämistuet voivat kuitenkin olla yritykselle loistava tapa pienentää palkkaamisen riskiä ja saada tilaisuus löytää joku loistava työntekijä yllättävästä suunnasta.