Palkanlaskijan tie vei mukaan uuden sukupolven ohjelman kehitykseen

Kati Matinaho vastaa Palkkaus.fi:ssä tilitoimistomyynnistä. Mikä Palkkaus.fi:n uuden sukupolven ohjelmistossa innostaa?

Enpä olisi aikoinaan arvannut, mihin mutkien kautta päädyn!!

Muistan hyvin ajan, kun olin kokopäiväinen palkanlaskija ja palkanmaksupäivät määrittivät työpäiviä ja tekemistä. Yleensä asiakaslista oli sen verran pitkä, ettei korjauksiin tai muuhun asiantuntijatyöhön ollut aikaa. Ei silloin käynyt mielessäkään, että palkanlaskentaa voisi joskus automatisoida. Töitä tehtiin samalla prosessilla, kuin oli tehty aikaisemminkin. Pidin palkanlaskennasta, mutta en siitä, että työajasta iso osa meni muuhun, kuin varsinaisissa palkka-asioissa yritysten auttamiseen. Se oli jatkuvaa aikataulujen kanssa painimista. Siksi hakeuduin täysipäiväiseksi kirjanpitäjäksi, jossa aikataulut antavat hieman enemmän mahdollisuuksia suunnitella kalenteria. Tein palkanlaskentaa kirjanpitäjänä tietysti myös, mutta vain osaksi.

Tilitoimistoalalta hyppäsin intoa täynnä ohjelmistopuolelle ja pääsin mukaan vaikuttamaan kirjanpitäjän ja palkanlaskijan työn helpottamiseen. Procountorilla ja Netvisorilla yhteensä 8 vuotta tilitoimistoja kiertäneenä ja satoja keskusteluja käyneenä sain hyvän käsityksen siitä, mitä tilitoimistokentällä tapahtuu ja mitä alalla tarvitaan.

Keväällä 2020 tipahti eteeni mahdollisuus lähteä mukaan startupiin, joka kehittää tilitoimistoille uuden sukupolven palkanlaskennan ohjelmistoa. Muutaman kuukauden mietinnän jälkeen päätin lähteä Vismalta, joka oli ollut todella hyvä työpaikka, ja tarttua uusiin haasteisiin Palkkaus.fi:ssä.

Mikä minun mielestäni tekee uuden sukupolven palkkaohjelman?

Mitä uuden sukupolven palkkaohjelmassa pitäisi olla? Olen tätä paljon miettinyt ja muistellut aikaani palkanlaskijana ja silloista tapaa tehdä töitä. Perinteinen palkanlaskentaprosessi muodostuu monista välivaiheista. Tulevaisuudessa eri vaiheet tullaan automatisoidaan. Massatoiminnallisuudet ovat myös suuressa roolissa, kun kehitetään tehokasta ohjelmaa tilitoimistoille: jokainen turha napin painallus kertaantuu hukattuna työaikana palkanlaskijan arjessa.

Siksi käyttöliittymän pitää olla nopea ja kätevä käyttää. Asiakasyritys sekä työntekijät pitää myös saada mukaan vaivattomasti samaan prosessiin.

Listaan tässä asioita, joita itse haluan tulevaisuuden palkkaohjelmalta:

Nykyaikaa on se, että tietoja ei syötellä moneen kertaan eri järjestelmiin. Tieto syötetään kerran, sillä missä se on. Osa tiedoista voidaan myös saada automaattisesti ilman, että kenenkään pitää sitä erikseen joka kerta syöttää.
Tietoja voi hakea yritysrajojen läpi ilman yrityksen vaihtamista tai kirjautumisia eri ohjelmien välillä. Esimerkki: Kun yritys soittaa ja pyytää tarkistamaan jotain, voit yhdellä haulla hakea tietoa kaikista yrityksistä ja heidän työntekijöistään.
Kaikkien asiakkaiden palkkatiedot ja historia pitäisi olla saatavilla samasta näkymästä helposti.
Ohjelmiston pitää osata kertoa, mihin palkanlaskijan huomio kannattaa kiinnittää ja miten työpäivä kannattaa rytmittää. Aamulla kun ohjelmaan kirjautuu, näkee suoraan päivän tehtävät ja saapuneet kiireelliset lisätyöt.
Viestintä ja aineiston välitys on ohjelmiston sisällä, jotta kaikki tieto on saatavilla tietoturvallisesti. Myös arkisto löytyy helposti.
Palkkakaudet ja palkkalaskelmat muodostuvat automaattisesti. Ohjelmisto kysyy yrittäjältä, mitä muutoksia palkkoihin on tulossa ilman, että palkanlaskijan siihen täytyy käyttää aikaa.
Työntekijöiltä ja yritykseltä automaattisesti kerätyt tiedot ovat valmiiksi muodostuneilla laskelmilla. Palkanlaskijan asiantuntijuus käytetään palkkojen tarkistamiseen, eikä tietojen käsin kirjaamiseen.

Ilmoitukset tulorekisteriin ja muille sidosryhmille lähtevät ohjelmistosta automaattisesti. Tilitykset tulisi pystyä automatisoimaan tarvittaessa. Tulevaisuudessa pitäisi välttää ohjelmistojen välillä tehtäviä manuaalisia siirtoja.

Uuden sukupolven Palkkaus.fi

Olin erittäin positiivisesti yllättynyt, kun aloitin Palkkaus.fi:llä elokuussa! Ohjelmasta löytyy paljon loistavia ominaisuuksia, joita olisin kaivannut aikoinaan palkanlaskijana.

Pidän Palkkaus.fi:ssä erityisesti siitä, että kaikki tieto on saatavilla samasta näkymästä, eikä tietoja tarvitse syöttää moneen kertaan. Yritys ja työntekijät käyttävät omia palveluitaan, jotka ovat kehitetty juuri heidän käyttötarvetta ajatellen. Tieto pitää syöttää vain kerran. Osa tiedoista voidaan tuoda järjestelmään jopa automaattisesti. Tilitoimistojen asiakkaille ohjelmisto muokataan tilitoimiston brändin mukaisesti, jolloin asiakas käyttää aidosti tilitoimiston omaa palkanlaskentaa. Viestintä ja aineiston välitys löytyvät ohjelman sisältä, tietoturva ja GDPR on taattu.

Ensi keväänä myös palkkakausien ja laskelmien muodostus tapahtuu automaattisesti, jolloin ohjelmisto muistuttaa palkkakausista yritystä, eikä palkanlaskijan tarvitse huolehtia aikatauluista yksin.

Sidosryhmät, kuten Verohallinto, ulosottoviranomainen tai ammattiliitot tuovat positiivista painetta sekä haastetta ohjelmistotaloille. Hyvänä esimerkkinä tulorekisteri, joka on esimerkki nykyaikaisesta kehittämisestä ja sopii loistavasti modernin palkkaohjelmiston prosessiin. Kohta myös ulosotot hoituvat sähköisesti: ei enää paperisia lappuja, jotka nykyään eivät nykyään aina edes löydä ajoissa perille palkanlaskijan pöydälle.

Teknisesti uudella pohjalla olevan, avoimia rajapintoja käyttävän, Palkkaus.fi:n kehitys on todella nopeaa verrattuna vanhoihin ohjelmiin. Kehitys kohdistetaan nimenomaan palkanlaskentaan ja sen automatisoimiseen. Odotan innolla, että pääsemme tuomaan lisää robotiikkaa ja tekoälyä ohjelmistoon 2021 aikana. Tänä vuonna tuomme vielä paljon perustoiminnallisuuksia ja automatisoimme niitä.

Voin hyvällä mielellä todeta, että tulevaisuudessa meillä on Suomen tehokkain ratkaisu palkanlaskentaan.

Minuun voi ottaa suoraan yhteyttä, mikäli haluat kuulla lisää uuden sukupolven palkkaohjelmasta! 🙂